1. Faça agora e não deixe para amanhã.
Quando surgir uma tarefa que vai levar um tempo curto – como passar um e-mail urgente–, faça naquela hora e já resolva a questão. Isso se chama “não procrastinar”. Se for tomar um tempo longo, planeje. Veja quanto tempo será necessário e planeje dias ou blocos de tempo para resolver a questão. Assim você consegue a otimização do tempo! Não deixe para depois, porque senão isso poderá virar mais um item da lista de coisas urgentes que você ainda não fez.
2. Tenha foco.
Não faça várias coisas ao mesmo tempo, comece e complete tarefa a tarefa.
Um estudo do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres comprovou que o estado multitarefa pode reduzir até 40% da produtividade. É aquela mesma história do “dirigir” e atender o celular, a atenção fica dividida e alguma parte do que está sendo executado sai perdendo nisso. Neste caso, a atenção no trânsito – que certamente que é o que merece uma prioridade nesse momento – é prejudicado. Ou seja, por mais que exista uma ilusão do cérebro que você está fazendo muitas coisas ao mesmo tempo, saiba que vai acabar levando muito mais tempo para completar cada tarefa, do que se tivesse fazendo uma a uma isoladamente.
3. Saiba priorizar.
Analise suas tarefas do dia e siga o seu planejamento. Além disso, considere as prioridades: saiba diferenciar o que é urgente e importante, importante e não urgente, e veja se não está classificando algo como “urgente e não importante” e sair correndo ou colocando foco em algo que não deveria. Estudos mostram que a maioria das pessoas dedica a maior parte do seu tempo no que é “Importante e Urgente” o chamado “Fire Fighting” – ou seja, vive apagando incêndio. Para uma boa gestão de tempo e produtividade, o ideal seria dedicar cerca de 70% naquilo que for “Importante e Não urgente”. Sinal de Planejamento, organização, produtividade e eficiência.
4. Seja gestor do próprio tempo.
Cuidados com os pedidos de atenção de “1 minutinho” de outras pessoas! Esses pedidos são verdadeiras ciladas para a gestão do tempo e organização do trabalho. Esse prazo nunca é real, e podem levar 30 ou 40 preciosos minutos do tempo que você já não tinha. Organize essa conversa, olhe para a sua agenda e veja onde você tem uma brecha, que não vai atrapalhar o seu planejamento. Esperamos que durante as ultimas semanas você tenha acompanhado as dicas e colocado em prática. Até a próxima!
Espero que você tenha gostado. Nessa semana tente colocar em prática essas primeiras dicas e aos poucos você vai sentir a diferença nos seus resultados.